برگزاری و مدیریت جلسات پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی
فلسفه ی سوال پرسیدن بسیار ساده است: پرسیدن سوال پاسخ‌هایی را به افراد ارائه می‌دهد که برای پیش رفتن در زندگی به آن نیاز دارند. اگر به شبانه روز زندگی خود نگاه کنید متوجه می‌شوید که کم‌تر پیش آمده است روز و شبتان را بدون سوال پرسیدن از دیگران سپری کرده باشید. اصلا درک زندگی بر مبنا سوال پرسیدن بنا شده است و این قانون کلی وجود دارد که هر چه بیش‌تر سوالات حساب‌شده‌ای بپرسیم به پاسخ‌های بهتر و درست و درمان‌تری نیز دست خواهیم یافت. به علاوه سوال پرسیدن یکی از ساده‌ترین راه‌های برقراری یا تحکیم ارتباط است. چنان چه که در جلسات پرسش و پاسخ پس از سخنرانی می‌بینیم ارتباط افراد با سخنران قوی‌تر می‌شود و تا مدت‌ها بعد از سخنرانی ادامه پیدا می‌کند.
برگزاری جلسات پرسش و پاسخ یکی از مهارت‌های سخنرانان حرفه‌ای و در عین حال از مزایا سخنرانی‌های گفتگومحور است. سخنرانی‌هایی که از جلسات پرسخ و پاسخ اصولی و منظمی برخوردار باشند و طی آن به تمام علامت‌های سوالات ذهن مخاطبان پاسخ داده شود معمولا از اعتبار و ارزش متفاوتی نزد شرکت‌کنندگان برخوردار هستند؛ اما به خوبی می‌دانیم برگزاری موفق و از پس از آن مدیریت و به سرانجام رساندن این گونه جلسات کار دشواری است و هر سخنرانی از پس آن برنمی‌آید مگر با کسب مهارت‌های مرتبط.
هر آن چه که برای برگزاری و مدیریت جلسه پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی نیاز دارید در مطلب امروز دانشگاه زندگی در اختیارتان نهادیم. تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
برگزاری و مدیریت جلسات پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی
پرسش و پاسخ از دید سخنران و مخاطب ممکن است معانی متفاوتی داشته باشد. به طور کلی پرسش و پاسخ روشى است که سخنران، مجری یا مدرس به وسیله آن مخاطب خود را به تفکر پیرامون مطلب یا مفهومى جدید یا بحث خاصی تشویق مى‌کند. در این روش مخاطب به دنبال اولین جرقه‌هایی که در ذهن او زده شده است تلاش مى‌کند با کوشش‌هاى فکری از معلوم به مجهول حرکت کند و به این ترتیب خودش به پاسخ صحیح سوالاتش برسد؛ نه این که لقمه حاضر و آماده‌ای در اختیارش قرار گرفته باشد.
این روش را روش سقراطى نیز می‌نامند. علت این نامگذاری به اعتقادات و باورهای سقراط برمی‌گردد. سقراط معتقد بود که دانش در طبیعت افراد وجود دارد و قرار نیست چیزی به آنها القا شود. تنها کافى است که گوینده، مجری، سخنران یا مدرس زمینه را مساعد کند و به مخاطب خود کمک نماید تا او خود به دانش مورد نظر برسد. دقیقا مثل تلاش پرستاری که به تولد نوزاد کمک می‌کند اما نقش مستقیمی در تولد او ندارد روش آموزش سقراط بر اساس همین باور بوده است. به این شکل که در جلسات بحث با شاگردانش ابتدا به انتقال اطلاعات یا پاسخ به سؤال نمى‌پرداخت؛ بلکه از راه پرسش‌هاى متوالی و به چالش کشیدن افکار، افراد را به تفکر وامى‌داشت و آنان را قدم به قدم هدایت مى‌کرد تا خودشان ابهامات ذهنی خود را برطرف نمایند.
اصول پرسش و پاسخ مخاطبان از سخنران در سخنرانی
هر فردی که قرار باشد سوالی از سخنران بپرسد باید در نظر داشته باشد که در اجتماع کوچک یا بزرگی قرار دارد که برای جلوگیری از هرج و مرج و پیشبرد امور لازم است صلاح جمع را در نظر داشته باشد. از این رو هر فرد باید به اصولی در پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی از سخنران پایبند باشد:
- صبوری به خرج دهد. اگر یک میکروفون وجود دارد برای رسیدن میکروفون منتظر بماند
- به اندازه‌ای که سخنران به اصل مکث حین سخنرانی اعتقاد دارد هر فرد باید در جلسه پرسش و پاسخ به اندازه کافی در پرسیدن سوالات خود مکث را رعایت کند تا پیام بهتر منتقل شود
- سکوت را حین پرسش سایر افراد حاضر در سخنرانی رعایت نماید
- در جلسات پرسش و پاسخ بهانه‌جویی نکند و به فکر گله و شکایت از سخنران یا سایر عوامل نباشد
- سخنران را با با نام خطاب نکند و از نام‌خانوادگی برای مورد خطاب قرار دادن او استفاده کند؛ حتی اگر سخنرانی کاملا غیررسمی باشد
- در طول جلسات پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی پرگویی نکند و به اندازه زمانی که به او اختصاص داده شده است صحبت کند
- هر زمان که نوبت به او رسید بیش از یک سوال نپرسد و به این ترتیب به حقوق بقیه احترام بگذارد
- اگر شرایط مساعد بود معرفی کوتاهی از خود هنگام سوال پرسیدن داشته باشد
- به اندازه کافی هنگام پرسش و پاسخ بلند صحبت کند
آمادگی‌های قبل از پرسش و پاسخ برای سخنران
جلسات پرسش و پاسخ راه خوبی برای اثبات ادعاها در طول سخنرانی هستند؛ خصوصا ادعاهایی که تصور می‌کنید مخاطبان هنوز شما را باور ندارند. پیش از پاسخ دادن به سؤالات مخاطبین در جلسه سخنرانی لازم ست هر سخنران آمادگی‌هایی کسب کند:
برای پرسش و پاسخ برنامه‌ریزی زمانی کنید
بسیاری از سخنرانان در زمانبندی اصولی در سخنرانی، پرسش و پاسخ را دخالت نمی‌دهند. به این ترتیب تمام زمان اختصاص داده شده به سخنرانی یک‌طرفه سپری می‌شود. در بسیاری از موارد نیز جلسات پرسش و پاسخ چه از جانب سخنران و چه از جانب مخاطب (به دلایلی مثل گرسنگی، خستگی و عجله داشتن) جدی گرفته نمی‌شود.
سوالات احتمالی را پیش‌بینی کنید
پیش از شروع سخنرانی به بدنه متن توجه کرده و با آنالیز مخاطبان قبل از سخنرانی سوالاتی که احتمال پرسیدن آنها بیش‌تر است را پیش‌بینی کنید.
به عنوان سخنران بد نیست اسلایدهای مازاد به همراه داشته باشید تا در صورت نیاز، با این اسلایدها به پاسخگویی به مخاطبان در جلسه پرسش و پاسخ بپردازید. گاهی اوقات سخنرانی خیلی قبل‌تر از پرسش و پاسخ صورت گرفته است و از این رو زمان کافی برای پاسخگویی به سوالات وجود خواهد داشت.
جلسه پرسش و پاسخ را از قبل اعلام کنید
یکی از دلایلی که معمولا این دسته از جلسات مورد استقبال مخاطبان قرار نمی‌گیرد عدم اطلاع‌رسانی آن همزمان با سخنرانی است. اعلام برنامه پرسش و پاسخ مزایا بی‌شماری دارد. اول از همه باعث می‌شود مخاطب به اندازه کافی به سوالات مدنظر خود فکر کند و با ذهن باز و آماده‌ای در پرسش و پاسخ شرکت کند. در وهله دوم کمک می‌کند تا سخنران در آمادگی کامل افراد پاسخگو باشد و سوالاتی که پرسیده می‌شود منطقی و حساب‌شده باشند.
آمادگی‌های حین پرسش و پاسخ برای سخنران
در طول پرسش و پاسخ هم سخنران برای گرم کردن جلسه و فهم بهتر مخاطبان وظایفی دارد:
سوال را یک بار دیگر از زبان خود تکرار کنید
حتی اگر سوال به صورت کامل پرسیده شده باشد و همه مخاطبان شنیده باشند بهتر است پیش از پاسخگویی یک بار سوال را از زبان خود شما بشنوند. این کار به مخاطبان اثبات می‌کند که شما کاملا منظور فردی که سوال پرسیده است را متوجه شده‌اید.
به سطح اطلاعات مخاطب اعتماد نکنید!
هنگامی که فردی از شما سوال می‌پرسد دانش او را نسبت به سوالی که پرسیده شده در حد صفر در نظر بگیرید. هرگز تصور نکنید مخاطب در این مرحله باید مواردی را بداند و نیازی به تاکید و بازگویی آنها نیست.
پرسش و پاسخ را حول موضوع اصلی حفظ کنید
خیلی از اوقات سخنرانان می‌گویند: “هر چند که این موضوع به بحث ما مربوط نیست اما پاسخ آن… خواهد بود”. شاید بهتر باشد به عنوان یک سخنران حرفه‌ای در این مواقع بگویید “سوال خوبی است اما در حیطه موضوع مورد بحث ما نیست”
آموزش سخنرانی را اینجا بخوانید